科研管理是研究所各項管理的核心與支撐。科研管理業務覆蓋面大、專業性強、流程要求高，既與單位內部各部門業務交錯融合，也與各級科研管理部門工作效率、工作質量息息相關。如何借助信息化手段大幅提升管理與服務能力，是所有科研院所需要認真思考和著力解決的重要問題。
加強科研管理信息化建設
中國科學院長春應用化學研究所（以下簡稱長春應化所）在科研管理信息化建設上進行了不懈探索。為實現“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”全流程提升，積極推進信息化建設工作，在研究所統一決策部署下，由來自科研、人事、財務、教育等部門業務骨干共同組建的開發團隊承擔建設任務。團隊針對研究所科研管理的緊迫需求，以打造“科學、協同、規范、高效”的管理系統為目標，相繼開發了績效管理、經費管理、外事管理、項目管理、產出管理、質量管理、知識產權、研究生管理等諸多模塊，逐步整合了研究所人、財、物、事各方面的管理與服務業務，打造了功能全面、數據齊全、擴展性極佳的科研管理系統。系統投入使用以來，研究所管理效率不斷提升，管理成本大幅度降低，受到科研人員及管理人員的一致好評，用戶使用滿意度達到100%。
科研管理信息化建設的總體要求
為了實現“科學、協同、規范、 高效”的系統建設目標，開發團隊在系統建設過程中嚴格落實“嚴、實、細、快、新、省”的總體要求。
嚴：數據信息從嚴把關。隨著信息化系統建設的推進，基礎數據的重要性越來越顯著。從最初的績效考核，到后來的職稱答辯，每一條數據的準確與否都與科研團隊評估評價、個人職業發展息息相關，乃至會對研究所的發展決策和科技創新產生巨大影響。
長春應化所在數字化開發的道路上，堅持走引進高水平信息人才和自主研發之路，經過幾年的努力，形成了涵蓋9000余位科研人員、3.1萬余篇論文、近5000件專利、5000余個科研項目等的百萬組數據信息。系統通過開發數十個管理模塊及權限配置，保障了數據的準確性、完整性及安全性。
實：求真務實不搞噱頭。信息化系統建設既要避免為“求大求全”而重復建設和過度開發，也要避免華而不實浪費精力，要在充分整合現有資源的基礎上，把有限的時間和精力投入到“急難險重”的業務需求中去。
中科院ARP系統是面向全院各單位的共性需求而開發的管理系統，功能全面但個性化不足。長春應化所在信息化系統開發的過程中堅持以院ARP系統為核心，在充分發揮現有模塊功能的基礎上，注重個性化功能開發，同時做好系統間的數據互通、業務互補。這樣避免了各自為政、重復作業的現象發生，大幅提升了系統的應用型和實用性。
細：注重細節提高效率。注重細節才能獲得更好的用戶體驗。系統開發要定期“回頭看”，對各功能模塊定期復檢并重新優化，提升系統智能化水平。
2010年開發的績效管理系統，論文引用數據錄入效率較之前已有了數十倍的提升，廣受好評。但隨著基礎數據的完善和云數據庫的使用，開發團隊又相繼進行了多次技術升級，最終實現了錄入效率從數分鐘/條提高到不到5秒/條，再到實現批量導入（500條/次）及自動審核，最后可在Python語言的支持下實現全程自動化操作，極大地體現出信息化系統的優勢。
快：積極響應快速部署。能否快速響應并認真落實各項臨時性任務安排，是評價信息化團隊開發能力及系統拓展性能的關鍵指標。2013年，中科院要求外事出訪單位要對因公臨時出國信息進行事前公示和事后公示，研究所則要求通過信息化系統盡快實現。
開發團隊梳理制度及流程，僅用兩天便完成了系統功能擴建、公示系統開發與聯調聯試，成為首個實現因公臨時出國信息網上填報—公示的研究所。長春應化所也成為中科院ARP國際合作模塊開發學習調研的樣板，積極向全院分享成功經驗。
新：引入最新技術手段。隨著互聯網技術的迅猛發展，如何讓科研人員隨時隨地獲得研究所的信息化服務，已成為開發團隊必須要認真思考的問題。
得益于微信開放平臺的技術支持，信息化系統實現了以微信公眾號為云端入口，通過微信號進行身份驗證及自動登錄。在為手機系統打造的專屬界面下，實現與電腦端相同的功能，數據信息完美共享互通。
省：自力更生降本增效。信息化系統建立之初，通過調研發現市場現有產品價格昂貴卻功能單一，無法滿足使用需要；開發人員缺少業務經驗，需求難以對接；委托開發周期長、靈活性差，無法滿足突發性需求……于是，長春應化所積極應對，決定自建團隊自主開發，僅此一項就節省了百萬級別的開發維護費用。
為滿足各類答辯會議需要，團隊開發了無紙化會議系統。將該系統用于職稱答辯，科研人員無需提交任何證明材料，全部數據均由系統一鍵導出；工作人員也無需審核材料、打印成果清單，所有材料在評委手持設備中可隨時查閱；評委投票打分實現自動統計，省去了計票環節的漫長等待，真正做到了科研人員省心、管理人員省力、工作人員省事、評審專家省時的目標效果。該系統穩定可靠性達到全國領先水平。
科研管理信息化建設的效果與展望
經過十余年的刻苦努力與潛心鉆研，長春應化所信息化建設四處開花、碩果累累；信息化的理念深入人心，潛移默化地影響著研究所的發展。
提升管理服務的公平性。系統通過具象化操作，規范了流程、提高了效率，避免人為因素對管理與服務工作產生影響。
提升管理服務的規范性。系統將規章制度與流程中描述含混不清之處逐一明確，推進了研究所制度建設。
提升管理服務的協同性。通過模塊與權限設置，各部門人員職責與分工更加明確，協同效率顯著提升。
降低管理服務的風險性。結合現代化數據分析手段，將零散的信息整合并通過內部量化評估模型進行實時分析評估，把苗頭性、傾向性問題消除在萌芽狀態，變“亡羊補牢”為“防患未然”。
增強管理服務的開放性。信息化建設推動了各單位之間的經驗交流和業務合作，彼此互通有無、取長補短、互相學習借鑒，共同提高科研管理支撐與服務保障能力。
中科院作為國家戰略科技力量的主力軍，確立“充分體現國家意志、有效滿足國家需求、代表國家最高水平”的科技創新目標，這離不開管理服務體系強有力的支撐。實踐使我們深深地體會到，走“科學、協同、規范、高效”的科研管理信息化之路，是實現研究所管理創新的必由之路，更是助力研究所科技事業創新發展，實現研究所引領力更強、戰斗力更強、組織力更強，推進研究所聚焦主責主業，加快實現高水平科技自立自強的戰略支撐。■
(作者系中國科學院長春應用化學研究所科技處副研究員)